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Usare la tecnologia nella presa appuntamenti

Fissare nuovi appuntamenti con dei potenziali clienti è cruciale per ogni venditore. Ma quante volte capita di scoprire che l’incontro con un lead si trasforma in una perdita di tempo o, peggio ancora, in un’occasione mancata? Dopo aver realizzato un database per la gestione clienti di valore, il tuo prossimo passo dev’essere capire come gestire il primo contatto, importantissimo nella presa appuntamenti.

Molti professionisti e commerciali affiancano le proprie attività di marketing tradizionale con il telemarketing, convinti che da solo basti per ampliare la rete di potenziali clienti. Tuttavia è evidente che si tratta di una delle numerose tecniche di vendita ormai superate e poco funzionali. Puoi quindi cercare di ottimizzare la presa appuntamenti con l’e-mail, che sicuramente già usi ma senza renderti conto del suo potenziale. Ecco allora qualche consiglio su come sfruttare l’impatto della tecnologia e gestire con successo il contatto con i tuoi lead.

Risparmiare tempo nella presa appuntamenti

Chiamare persone a caso con l’obiettivo di fissare un appuntamento non è di certo la soluzione ottimale per un venditore. Diventa allora fondamentale definire quali lead contattare: solo grazie ad un’attenta analisi del tuo potenziale cliente riuscirai a formulare la strategia migliore per catturare il suo interesse, ed è così che riuscirai a prendere il telefono in mano e fare la tua proposta ad hoc. Non dimenticare che, più dettagli conosci del tuo lead, e meno timore avrai di contattarlo.

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Vuoi andare sul sicuro? “Scalda” il tuo potenziale cliente inviandogli un’e-mail: presentati in poche semplici parole e mostra in che cosa consiste il valore aggiunto del tuo prodotto o servizio. Ricordati: ogni singola parola conta, quindi sfrutta bene questa occasione. Assicurati prima che le tue e-mail non finiscano nella cartella dello spam, altrimenti potresti attendere una risposta invano per molto tempo.

Utilizzare l’e-mail per la presa appuntamenti

Qualunque venditore che si rispetti invia e-mail ai propri potenziali clienti, pochi però considerano quanto questi possano essere impegnati. C’è chi segna un mittente come spam, chi apre l’e-mail solo quando legge un oggetto convincente, chi le legge di fretta da un dispositivo mobile… le variabili sono veramente tante e devi prenderle in considerazione tutte.

Diventa quindi essenziale – di nuovo – conoscere le abitudini del proprio lead, e disporre di un quadro quasi completo della sua vita e dei suoi interessi. Puoi ottenere queste informazioni tramite i social network (LinkedIn, Facebook, ecc.) o da conoscenze in comune.

Una volta che hai i dati a tua disposizione, passa alla scrittura dell’e-mail. Non dimenticarti mai di mostrare fin da subito il valore aggiunto della tua proposta, sia esso esplicitato nell’oggetto o nel contenuto della tua e-mail. Smetti per un attimo di pensare ansiosamente a chiudere la vendita, prenditi invece un attimo di tempo per chiederti: “In cosa si differenzia la mia proposta da quella degli altri?”. Usa un’infografica, un video, un contenuto di valore… qualsiasi cosa possa aiutarti a distinguerti dalla massa degli altri venditori. E soprattutto rileggi, tenendo a sempre a mente il destinatario della tua proposta.

L’importanza del follow-up delle e-mail e come riuscirlo a colpo sicuro

Non c’è dubbio che dovrai essere comunque tu a richiamare i tuoi clienti potenziali se non hai notizie da parte loro dopo qualche giorno. Anche con una mail di introduzione veramente convincente è piuttosto raro che sia un cliente a richiamare per fissare un appuntamento. Magari la tua mail l’avrà un po’ “scaldato” e la probabilità di fissare un appuntamento con lui sarà aumentata. Ma il follow-up resta pur sempre una necessita per ogni vendita.
Uno studio ci indica che in media 80% delle vendite richiedono almeno 5 follow-up, ma circa il 44% dei venditori mollano dopo 1 solo tentativo. Benché il follow-up sia essenziale per concludere una vendita i commerciali sono molto impegnati e non possono passare il loro tempo a rincorrere clienti che non rispondono nè alle mail nè al telefono.

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Allora cosa fare? Tre sono le opzione:
– Andiamo a calpestare gli “attributi” del toro incastonato in piazza San Carlo;
– Ci sbattiamo due ore in più al giorno a fare dei follow-up di cui la maggior parte risulterà inutile;
– Usiamo la tecnologia per richiamare sempre la giusta persona al giusto momento. Strumenti come TrackingDoc, infatti, offrono la possibilità di scoprire cosa succede alla tua mail dopo che hai cliccato su “Invio”: chi ha aperto i file allegati alla tua mail, quando l’ha fatto e soprattutto per quanto tempo si è fermato a leggerle.

Valuterai tu qual è il modo  più efficace per identificare le persone davvero interessate alla tua offerta e ridurrai cosi al minimo il numero delle chiamate inutile che fai ogni mese a coloro che non hanno neanche aperto la tua mail.

Mail e call center: quali tassi di chiusura?

Per valutare il successo di una strategia commerciale è importante riuscire a determinare il tasso di chiusura di e-mail e telefonate. La percentuale di appuntamenti ottenuti tramite call center difficilmente si avvicina al 10% del lavoro svolto, a dimostrazione del fatto che si tratta di un metodo di vendita sempre meno utilizzato.

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L’analisi intelligente dei propri lead, unitamente alle minori tempistiche richieste dall’invio di e-mail, rappresenta dunque il metodo più raffinato per fissare appuntamenti di valore e dimostrarsi venditori concreti e professionali. Senza dimenticare che, con un software di gestione delle e-mail potrai monitorare il tasso di apertura e scoprire quali contenuti hanno destato maggiore interesse.

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