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Come gestire il proprio database clienti

Il database clienti è un ottimo strumento per gestire informazioni aziendali in modo pratico e semplice. Grazie ad un database ricco di informazioni e lead di valore, puoi inviare le tue proposte commerciali con la consapevolezza di rivolgerti solamente alle persone giuste. Solo conquistando l’interesse dei lead riuscirai a portare a casa la vendita, e credimi… non c’è modo migliore di vendere oggi.

Molti venditori falliscono perché utilizzano database poco funzionali e che non rispondono alle proprie necessità. Chi invece possiede un database clienti su misura va a colpo sicuro: sarà il cliente a venire da te, e non viceversa. Scopri allora come creare un database personalizzato ed entra nel fantastico mondo della lead generation!

L’importanza del database clienti

Il mondo della vendita è cambiato rispetto agli anni ’90: le informazioni sono in costante aggiornamento e il web permette di ridurre le distanze allargando il proprio mercato in ogni parte del mondo. Ciò da una parte è estremamente positivo, ma dall’altra rischia di farti perdere tempo alla ricerca di clienti che potrebbero non convertire mai.

Ecco perché il database clienti risulta di fondamentale importanza. Solo raccogliendo molte informazioni sui tuoi lead riuscirai a migliorare il tasso di chiusura, prima fase di un processo che procede necessariamente con l’organizzazione e l’analisi dei dati. Molti venditori tuttavia sottovalutano gli aspetti analitici del proprio lavoro, e continuano a perdere tempo inviando le proprie proposte a lead per niente interessati.

Database clienti su Excel: perché non va (sempre) bene

La gestione di un archivio clienti, come si è detto, non è una cosa semplice. Molti professionisti utilizzano un database in Excel, soluzione molto semplice che offre la possibilità di personalizzare completamente l’archivio in base alle proprie necessità.

Excel clienti database

Inoltre, le informazioni che è possibile prelevare dai record non sono comparabili con quelle che è possibile trarre da un software appositamente creato per soddisfare le proprie esigenze di venditore come un CRM. Usare uno spreadsheet come database comporta molti limiti a mano a mano che il numero di cliente cresce e che il processo di vendita diventa complesso. Per esempio: i commenti non vengono aggiunti in automatico con la data o l’autore del commento, lo spreadsheet non si integra facilmente con l’agenda o altri strumenti, offre una sola visualizzazione dei dati e non include statiche, etc… E tutti questi elementi limitano la possibilità di mantenere con facilità un database curato.

Gestire un database è meno facile di quanto sembri

Gestire un database clienti può nascondere più insidie di quanto si pensi. A seconda del tipo di tool o CRM che utilizzi, disporre di un gran numero di lead richiede spesso una sottoscrizione a pagamento – e sprecare denaro non è certo la soluzione migliore per un venditore. Inoltre, molti di questi lead potrebbero non essere “autentici”: hai mai pensato che qualcuno dei tuoi potenziali clienti potesse essere in realtà un competitor interessato a spiare il tuo prodotto o le tue tecniche di vendita?

Per assicurarti che il tuo database raccolga solo lead di qualità devi prendere qualche precauzione. Ecco qualche trucco che ti aiuterà a creare un database clienti in salute.

Come mantenere un database clienti in salute

Il form del sito è la tua prima linea di difesa. Puoi evitare di riempire il tuo database di contatti inutili richiedendo al potenziale cliente, quando possibile, di includere nel form dettagli specifici: in questo modo terrai lontane le persone intenzionate solo a fare spam. Informazioni di carattere geografico, oppure relative al settore o alla dimensione dell’azienda, ti aiuteranno a capire se la persona che ti contatta rappresenta un lead di valore o meno.

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Verifica le informazioni fornite dai tuoi lead

Che tu abbia raccolto i dati tramite il form o altri strumenti, una delle cose più importanti da fare consiste nell’organizzare le informazioni del tuo database clienti. In poco tempo riuscirai ad eliminare ogni contatto che non sia utile per il tuo business. Puoi iniziare la tua selezione scartando, ad esempio, i lead il cui indirizzo IP riveli una provenienza geografica di scarso interesse.

Effettua una profilazione manuale dei lead

La selezione dei lead necessita comunque di una verifica manuale dei dati che, per quanto possa essere time-consuming, nel corso del tempo ti garantirà conversioni di maggior valore. Affidati alla tua esperienza e dedica qualche ora di tempo per capire se le informazioni fornite (come nome o numero di telefono) sono vere o false. Questo lavoro ti permette di tenere in ordine il tuo database clienti assicurandoti di non perdere tempo con informazioni false.

Monitora il coinvolgimento

Una volta ripulito il database dagli spam e dagli altri tentativi di spionaggio (i.e.: concorrenti), identificare il vero valore dei lead rimanenti non è una cosa semplice da fare.
L’interesse inziale manifestato per l’offerta potrebbe essere cambiato e alcune delle persone presenti nel database potrebbero non avere più una reale intenzione di comprare.
Capire se i lead hanno ancora un effettivo interesse per l’offerta potrebbe richiedere il monitoraggio del loro coinvolgimento nella lettura del contenuto inviato. Tuttavia, sapere se una mail è stata aperta o se un link all’interno di una newsletter è stato seguito é interessante ma purtroppo insufficiente. Un bravo copywriter, infatti, sarebbe capace di fare cliccare qualsiasi persona su qualsiasi cosa, basta sollecitare la sua curiosità.
Il vero monitoraggio del coinvolgimento si fa piuttosto attraverso il tracciamento del tempo di lettura del contenuto inviato. Sfruttando le capacità di uno strumento come TrackingDoc, è possibile scoprire chi sta leggendo i documenti trasmessi via mail e per quanto tempo. Ciò è indispensabile per tenere in ordine il proprio database, ma anche a pianificare una strategia di follow-up efficace con il proprio team. Infatti, tracciando la lettura dei documenti in modo differenziato, scoprirete l’argomento che sembra aver attirato di più l’attenzione del lettore e potrete sfruttare ciò a vostro vantaggio quando toccherà richiamarlo.

Crea una proposta commerciale a misura di lead

A un certo punto del sales cycle i lead diventano veri e propri clienti, altri invece scompaiono dal proprio radar. Capire come gestire questi ultimi soggetti può essere difficile, e rischia di farti perdere un sacco di tempo.

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Quando ti trovi in questa situazione parla con il tuo team e pensa ad una proposta personalizzata da fare al lead. Procedi poi contattando il diretto interessato offrendo un contenuto di valore, e cerca di convincerlo a rientrare nel funnel commerciale. La campagna personalizzata può portare a due risultati: se il riscontro è positivo allora avrai trasformato il lead in cliente, altrimenti avrai fatto spazio per un altro contatto. In ogni caso sarai riuscito a migliorare il tuo database clienti, e avrai a tua disposizione un archivio ricco di contatti a cui inviare la tua proposta commerciale.

 

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